Jak założyć i prowadzić salon kosmetyczny? Kluczowe aspekty prawne, o których musisz wiedzieć

Jak założyć salon kosmetyczny zgodnie z prawem? Branża beauty rozwija się dynamicznie, a zakres usług salonów kosmetycznych coraz częściej obejmuje zabiegi z pogranicza medycyny estetycznej. Wraz z rozwojem rynku rośnie jednak poziom regulacji prawnych oraz ryzyko odpowiedzialności właściciela salonu.

Zarówno osoby planujące otworzyć salon kosmetyczny, jak i właściciele już działających gabinetów powinni zadbać o właściwe zabezpieczenie swojej działalności – od formy prawnej, przez wymogi sanitarne, po dokumentację medyczną i RODO.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie prawne, które wymagają szczególnej uwagi.

Wybór formy działalności

Jeśli zastanawiasz się, jak założyć salon kosmetyczny, zacznij od wyboru formy działalności i oceny ryzyk związanych z zakresem zabiegów.

Wielu przedsiębiorców rozpoczyna działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. To rozwiązanie proste organizacyjnie, jednak wiąże się z pełną odpowiedzialnością całym majątkiem prywatnym za zaciągnięte zobowiązania.

W przypadku zabiegów ingerujących w tkanki (np. zabiegi z użyciem kwasów, mezoterapia igłowa, laseroterapia) ryzyko roszczeń odszkodowawczych jest realne. Odpowiedzialność może powstać na podstawie:

• art. 415 i n. Kodeksu cywilnego (odpowiedzialność deliktowa),
• art. 471 k.c. (odpowiedzialność kontraktowa za nienależyte wykonanie umowy),
• przepisów o odpowiedzialności za produkt niebezpieczny (art.449¹ – 449¹¹ k.c.). – na zasadzie odpowiedzialności solidarnej z producentem, jeżeli stosowany produkt posiada właściwości czyniące go niebezpiecznym, a ponadto zachowanie innej osoby również wyrządziło szkodę

Warto więc rozważyć:

• prowadzenie działalności w formie spółki z o.o., co pozwala wyłączyć odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki;
• odpowiednie ubezpieczenie OC działalności (uwzględniające rzeczywisty zakres zabiegów).

Dobór formy prawnej powinien uwzględniać skalę działalności, planowany rozwój oraz zakres świadczonych usług.

Zabiegi kosmetyczne a medycyna estetyczna

To obecnie jeden z najbardziej ryzykownych obszarów prawnych w branży beauty.

Jednym z kluczowych punktów odniesienia w dyskusji o granicy między zabiegami kosmetycznymi a medycyną estetyczną jest orzecznictwo sądów administracyjnych. W szczególności znaczenie ma wyrok Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie z 30 maja 2016 r. sygn. VII SA/Wa 385/16.

Sąd wskazał w nim jednoznacznie, że zabiegi z zakresu medycyny estetycznej co do zasady nie mieszczą się w pojęciu ,,świadczenia zdrowotnego’’ w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 10 ustawy o działalności leczniczej. W uzasadnieniu podkreślono, że ich podstawowym celem jest poprawa wyglądu zewnętrznego lub usunięcie wad urody, a nie diagnozowanie, leczenie czy zapobieganie chorobom.

Jednocześnie sąd zastrzegł, że w określonych sytuacjach zabiegi z obszaru medycyny estetycznej mogą służyć poprawie, a nawet ratowaniu zdrowia – jednak taka kwalifikacja nie może być przyjęta automatycznie. Wymaga ona każdorazowo indywidualnej oceny konkretnego przypadku, z uwzględnieniem celu zabiegu, stanu pacjenta oraz jego rzeczywistego wpływu na zdrowie.

Skutki błędnej kwalifikacji zabiegu

To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie dla praktyki branży beauty. Jeżeli dany zabieg zostanie uznany za świadczenie zdrowotne, podlega rygorom właściwym dla działalności leczniczej – w tym wymogom kadrowym, organizacyjnym i odpowiedzialności zawodowej. Jeżeli natomiast mieści się wyłącznie w sferze poprawy estetyki, zastosowanie znajdą inne regulacje prawne, właściwe dla działalności kosmetycznej.

Granica ta – jak pokazuje przywołany wyrok – nie przebiega wyłącznie według nazwy zabiegu, lecz według jego rzeczywistego celu i funkcji. W praktyce oznacza to, że to nie marketingowe określenie usługi, lecz jej charakter prawny decyduje o zakresie odpowiedzialności podmiotu wykonującego zabieg.

Nieprawidłowa kwalifikacja usług może skutkować:

• odpowiedzialnością cywilną wobec klienta,
• odpowiedzialnością karną (np. za narażenie na niebezpieczeństwo utraty zdrowia – art. 160 k.k.), spowodowanie uszczerbku na zdrowiu (lekkiego, średniego, ciężkiego) – art. 156-157 k.k.),
• uznaniem działalności za działalność leczniczą prowadzoną bez wpisu do rejestru,
• kontrolą organów nadzoru (Państwowej Inspekcji Sanitarnej, Rzecznik Praw Pacjenta w określonych przypadkach).

Dlatego kluczowe jest:

• prawidłowe określenie zakresu usług w regulaminie,
• precyzyjne rozdzielenie usług kosmetycznych i medycznych,
• właściwe skonstruowane umowy z lekarzami współpracującymi z salonem,
• analiza czy działalność nie spełnia przesłanek kwalifikującej przedsiębiorcę jako podmiot leczniczy.

Dokumentacja klienta i świadoma zgoda

W branży beauty standardem staje się podpisywanie formularzy zgody. Niestety wiele z nich jest kopiowanych z Internetu i nie spełnia wymogów prawnych.

W przypadku zabiegów o podwyższonym ryzyku kluczowe znaczenie ma tzw. świadoma zgoda – czyli zgoda poprzedzona rzetelną informacją o:

• charakterze zabiegu,
• możliwych powikłaniach,
• przeciwwskazaniach,
• alternatywnych metodach.

W przypadku sporów sądowych to właśnie dokumentacja stanowi podstawowy dowód należytego poinformowania klienta.

Jeżeli zabieg ma charakter świadczenia zdrowotnego, zastosowanie mogą znaleźć przepisy ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Dokumentacja powinna:

• być dostosowana do konkretnej procedury,
• rozróżniać zabiegi kosmetyczne i medyczne,
• zawierać klauzule dotyczące przetwarzanie danych szczególnej kategorii (dane o zdrowiu).

RODO w salonie kosmetycznym

Salony kosmetyczne bardzo często przetwarzają dane dotyczące:

• stanu zdrowia,
• przeciwwskazań medycznych,
• przebiegu zabiegów,
• dokumentacji fotograficznej ,,przed i po’’.

Są to dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (UE 2016/679).

Dlatego przetwarzanie takich danych wymaga spełnienia dodatkowych przesłanek legalności oraz wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

Właściciel salonu powinien posiadać m.in.:

• prawidłowo skonstruowane klauzule informacyjne (art. 13 RODO),
• rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO),
• umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. z biurem księgowym, dostawcą systemu rezerwacji),
• procedury postępowania w sytuacjach naruszeń ochrony danych,
• upoważnienia dla personelu do przetwarzania danych osobowych klientów

Administracyjne kary pieniężne mogą sięgać w skrajnych sytuacjach do 20 mln euro lub 4 % rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego (art. 83 RODO), jednak w praktyce równie dotkliwe bywają roszczenia klientów o zadośćuczynienie w przypadku naruszenia prywatności.

Personel – umowa o pracę czy B2B?

Model współpracy w branży beauty bywa różnorodny:

• umowa o pracę,
• umowa zlecenia,
• współpraca B2B,

Jednak nieprawidłowa kwalifikacja współpracy może skutkować:

• kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy,
• obowiązkiem zapłaty zaległych składek ZUS,
• ustaleniem istnienia stosunku pracy na podstawie art. 22 §1¹ Kodeksu pracy w związku z art. 189 Kodeksu Postępowania Cywilnego

Każdy model powinien być dopasowany do realnego sposobu wykonywania pracy oraz zabezpieczać interes właściciela salonu, w szczególności w zakresie zakazu konkurencji, poufności i ochrony bazy klientów.

Regulamin salonu kosmetycznego i reklamacje

Częstym błędem jest brak:

• regulaminu świadczenia usług,
• regulaminu rezerwacji online,
• zasad odwoływania wizyt,
• procedury reklamacyjnej.

Relacje z klientem są relacją konsumencką, co oznacza konieczność stosowania przepisów ustawy o prawach konsumenta oraz unikania stosowania klauzul niedozwolonych (art. 385¹ k.c.).

Właściwie skonstruowane dokumenty:

• ograniczają ryzyko sporów,
• porządkują relacje z klientami,
• zabezpieczają kwestie zadatku, zaliczki i no-show,
• zwiększają profesjonalny wizerunek salonu.

Wymogi sanitarne

Należy wskazać, że Ustawa o Państwowej Inspekcji Sanitarnej reguluje ustrój, kompetencje oraz tryb działania organów inspekcji sanitarnej, natomiast nie stanowi samodzielnej podstawy określającej szczegółowe normy sanitarne obowiązujące przedsiębiorcę.

Materialnoprawne obowiązki podmiotu prowadzącego salon wynikają w szczególności z przepisów:

• Ustawa o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, czyli w zakresie obowiązku zapobiegania zakażeniom oraz stosowania procedur ograniczających ryzyko transmisji czynników biologicznych,
• Ustawa o odpadach – w zakresie prawidłowej kwalifikacji, magazynowania, ewidencjonowania oraz przekazywania odpadów, w tym odpadów medycznych,
• Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 – w zakresie bezpieczeństwa i dopuszczenia do obrotu produktów kosmetycznych stosowanych podczas zabiegów

W świetle powyższych regulacji podmiot prowadzący działalność zobowiązany jest do wdrożenia i stosowania procedur dezynfekcji i sterylizacji narzędzi, zapewnienia właściwego przechowywania preparatów i wyrobów, prowadzenia dokumentacji potwierdzającej realizację procesów higienicznych oraz prawidłowego postępowania z odpadami.

Podkreślić należy, że w praktyce kontrolnej organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej brak odpowiedniej dokumentacji, w szczególności rejestrów sterylizacji, procedur higienicznych, ewidencji odpadów, potwierdzeń odbioru odpadów, stanowi jedną z najczęstszych podstaw stwierdzania nieprawidłowości – niezależnie od faktycznego poziomu zachowania reżimu sanitarnego.

Odpowiedzialność przedsiębiorcy może mieć charakter administracyjny (wydanie decyzji nakazowej, nałożenie kary pieniężnej), a w określonych przypadkach również cywilny lub wykroczeniowy.

Dlaczego warto zadbać o wsparcie prawne?

Branża beauty przestała być prostą działalnością usługową. Dziś to obszar na styku:

• prawa gospodarczego,
• prawo medycznego,
• ochrony danych osobowych,
• prawa pracy,
• prawo konsumenckiego.

Profesjonalne wsparcie prawne pozwala:

• ograniczyć ryzyko odpowiedzialności cywilnej i karnej,
• zabezpieczyć majątek prywatny przedsiębiorcy,
• uniknąć kosztownych sporów z klientami i personelem,
• uporządkować dokumentację i procedury,
• bezpiecznie rozwijać biznes.

Jeśli planują Państwo otwarcie salonu kosmetycznego i chcą wiedzieć, jak założyć salon kosmetyczny bez ryzyk prawnych, warto przeprowadzić audyt prawny działalności i wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia.

Zapraszamy do zapoznania się z wcześniejszym artykułem: Obowiązki sanitarne w branży beauty

Czym możemy pomóc

Jeśli planują Państwo otworzyć salon kosmetyczny albo już go prowadzą, pomożemy uporządkować formalności i dokumenty tak, aby ograniczyć ryzyka.

Zakres naszego wsparcia obejmuje:

• wyborze formy działalności i przygotowaniu podstawowych dokumentów
• przygotowaniu regulaminu salonu i zasad rezerwacji, w tym odwoływania wizyt i reklamacji
• przygotowaniu dokumentów dla klienta, w tym zgód i oświadczeń
• wdrożeniu RODO, w tym klauzul informacyjnych i dokumentów dla personelu
• przygotowaniu umów z personelem i współpracownikami, także z zapisami o poufności i zakazie konkurencji
• ocenie ryzyk prawnych przy rozszerzaniu oferty zabiegów i uporządkowaniu opisów usług

Skorzystaj z formularza kontaktowego na dole stronyi umów się na bezpłatną konsultację.

Eksperci przygotowujący artykuł:

Aniela Kufel – junior associate

Formularz kontaktowy