Powierzenie sprzętu służbowego pracownikom – jak skutecznie zabezpieczyć interesy pracodawcy?

Mienie powierzone pracownikowi, takie jak laptop, telefon, samochód służbowy czy inne narzędzia pracy, jest dziś standardowym elementem organizacji pracy. Z prawnego punktu widzenia nie jest jednak obojętne, w jaki sposób sprzęt został przekazany pracownikowi.

Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy sprzęt zostanie zgubiony, uszkodzony albo pracownik nie zwróci go po zakończeniu współpracy.

Mienie powierzone pracownikowi – co obejmuje?

Zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy szczególna odpowiedzialność może dotyczyć m.in. pieniędzy, papierów wartościowych, kosztowności, narzędzi, instrumentów, środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, ale również innego mienia powierzonego pracownikowi z obowiązkiem jego zwrotu albo wyliczenia się.

W praktyce mieniem powierzonym mogą więc być między innymi laptop, telefon służbowy, tablet, samochód, specjalistyczne narzędzia czy inne urządzenia wykorzystywane przez pracownika podczas wykonywania obowiązków.

Istotne jest jednak rozróżnienie pomiędzy mieniem należącym do pracodawcy a mieniem prawidłowo powierzonym konkretnemu pracownikowi. Sam fakt, że dana rzecz jest własnością firmy i znajduje się w miejscu pracy, nie oznacza jeszcze automatycznie, że wobec konkretnego pracownika będzie można zastosować zasady odpowiedzialności przewidziane w art. 124 Kodeksu pracy.

Jak prawidłowo powierzyć sprzęt pracownikowi?

To właśnie sposób powierzenia mienia jest jednym z najważniejszych elementów z punktu widzenia późniejszej odpowiedzialności pracownika.

Sąd Najwyższy wskazał, że przekazanie mienia może przybrać różną formę i nie musi zawsze polegać na formalnej inwentaryzacji. Pracownik powinien jednak mieć możliwość uczestniczenia w przekazaniu oraz skontrolowania stanu, ilości i wartości otrzymywanego mienia. Powierzenie powinno również prowadzić do tego, aby pracownik rzeczywiście objął dane mienie i miał możliwość sprawowania nad nim pieczy.

Co istotne, w przypadku indywidualnego powierzenia mienia sama pisemna deklaracja o przyjęciu odpowiedzialności nie jest warunkiem jej powstania. Sąd Najwyższy dopuścił możliwość wynikania zgody pracownika również z okoliczności i powierzonych mu obowiązków. Z punktu widzenia pracodawcy pozostawianie tej kwestii wyłącznie ustnym ustaleniom jest jednak znacznie bardziej ryzykowne dowodowo.

Dlatego w praktyce dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie protokołu przekazania lub powierzenia sprzętu służbowego.

Czy protokół przekazania sprzętu jest obowiązkowy?

W przypadku indywidualnego powierzenia mienia przepisy nie uzależniają odpowiedzialności z art. 124 Kodeksu pracy wyłącznie od podpisania dokumentu zatytułowanego „protokół powierzenia mienia”. Orzecznictwo Sądu Najwyższego wyraźnie wskazuje, że prawidłowe przekazanie może nastąpić w różny sposób.

Nie oznacza to jednak, że dokumentacja jest zbędna.

Jeżeli po kilku miesiącach pojawi się spór dotyczący stanu laptopa, jego wyposażenia, daty przekazania albo tego, czy pracownik w ogóle przejął nad nim pieczę, prawidłowo przygotowany protokół może być jednym z najważniejszych dowodów.

W dokumencie warto dokładnie określić strony przekazania, rodzaj sprzętu, model i numer seryjny lub IMEI, przekazane akcesoria, stan techniczny i wizualny sprzętu, datę przekazania oraz obowiązek jego zwrotu. Dobrą praktyką jest również wskazanie podstawowych zasad użytkowania i przechowywania sprzętu oraz obowiązku niezwłocznego zgłaszania jego utraty lub uszkodzenia.

Im dokładniej określony zostanie stan mienia w momencie jego przekazania, tym łatwiejsze będzie późniejsze ustalenie, czy rzeczywiście powstała szkoda i kiedy do niej doszło.

Odpowiedzialność za mienie powierzone a zwykła odpowiedzialność pracownika

Różnica pomiędzy tymi dwoma reżimami może mieć dla pracodawcy bardzo duże znaczenie.

Przy zwykłej odpowiedzialności materialnej pracownika za szkodę wyrządzoną nieumyślnie wysokość odszkodowania jest ograniczona — zgodnie z art. 119 Kodeksu pracy nie może zasadniczo przekroczyć równowartości trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika z dnia wyrządzenia szkody. Jeżeli natomiast szkoda została wyrządzona umyślnie, pracownik odpowiada w pełnej wysokości na podstawie art. 122 Kodeksu pracy.

W przypadku mienia prawidłowo powierzonego z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się art. 124 Kodeksu pracy przewiduje natomiast odpowiedzialność za szkodę w pełnej wysokości.

Dlatego prawidłowe udokumentowanie powierzenia sprzętu nie jest wyłącznie kwestią administracyjną. W razie sporu może decydować o tym, według jakich zasad oceniana będzie odpowiedzialność pracownika.

Czy pracownik zawsze odpowiada za zgubiony lub uszkodzony sprzęt?

Pełna odpowiedzialność za mienie powierzone nie oznacza odpowiedzialności absolutnej.

Art. 124 § 3 Kodeksu pracy pozwala pracownikowi uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych. Przepis wskazuje wprost między innymi na sytuację, w której pracodawca nie zapewnił warunków pozwalających na odpowiednie zabezpieczenie mienia.

Dodatkowo, zgodnie z art. 117 w związku z art. 127 Kodeksu pracy, pracownik nie odpowiada w takim zakresie, w jakim do powstania lub zwiększenia szkody przyczynił się pracodawca albo inna osoba. Pracownik nie ponosi również ryzyka związanego z działalnością pracodawcy.

Znaczenie ma między innymi to, gdzie i w jaki sposób pracownik przechowywał sprzęt, jakie zabezpieczenia zapewnił pracodawca, jakie zasady obowiązywały w firmie oraz czy pracownik ich przestrzegał.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy pracownik utracił sprzęt mimo zachowania wymaganych środków ostrożności, a inaczej przypadek, gdy pozostawił go bez zabezpieczenia wbrew obowiązującym zasadom.

Kiedy pracodawca może zażądać zwrotu sprzętu?

Obowiązek zwrotu mienia nie musi powstać dopiero w dniu rozwiązania umowy o pracę.

Sąd Najwyższy w postanowieniu z 24 lutego 2022 r. wskazał, że pracodawca może żądać zwrotu powierzonego pracownikowi mienia także w trakcie trwania stosunku pracy. Pracownik korzysta bowiem z tego mienia na potrzeby wykonywania swoich obowiązków, ale nie staje się jego właścicielem.

Przy wezwaniu do zwrotu pracodawca powinien odpowiednio wcześniej poinformować pracownika i wskazać, co ma zostać zwrócone, w jakim terminie oraz w jakim miejscu.

Dobrze jest te zasady określić wcześniej w regulaminie pracy, polityce korzystania ze sprzętu albo protokole jego przekazania. Pozwala to uniknąć wątpliwości nie tylko przy zakończeniu zatrudnienia, ale również podczas dłuższej nieobecności pracownika czy zmiany stanowiska.

Zwrot laptopa lub telefonu podczas zwolnienia lekarskiego

Samo przebywanie pracownika na zwolnieniu lekarskim nie powoduje, że pracodawca traci możliwość zażądania zwrotu firmowego sprzętu.

Sąd Najwyższy wskazał, że brak jest regulacji zakazujących skierowania takiego żądania do osoby przebywającej na zwolnieniu lekarskim.

Państwowa Inspekcja Pracy rekomenduje przy tym praktyczne podejście. Wezwanie nie musi mieć określonej formy, ale ze względów dowodowych warto je utrwalić. Pracodawca może również uzgodnić sposób odbioru sprzętu. Dzięki temu pracownik nie musi osobiście pojawiać się w miejscu pracy. Laptop lub telefon może odebrać na przykład wyznaczona osoba. Jeżeli pracownik nie współpracuje, PIP wskazuje na możliwość skierowania formalnego wezwania, np. listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Nieuzasadniona odmowa wykonania zgodnego z prawem polecenia dotyczącego zwrotu mienia może naruszać obowiązek ochrony mienia pracodawcy. Ocena zależy jednak od okoliczności konkretnej sprawy.

Nie oznacza to jednak, że każda zwłoka w zwrocie sprzętu automatycznie uzasadnia rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym. Każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny jego okoliczności.

Czy pracodawca może potrącić wartość sprzętu z wynagrodzenia?

To częsty praktyczny błąd.

Samo stwierdzenie przez pracodawcę, że pracownik odpowiada za uszkodzenie lub brak sprzętu, nie oznacza jeszcze, że odpowiednią kwotę można po prostu odjąć od najbliższego wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy należności inne niż te, które przepisy pozwalają potrącać bez zgody pracownika, mogą zostać potrącone z jego wynagrodzenia tylko za jego pisemną zgodą, z uwzględnieniem ustawowych kwot wolnych od potrąceń.

Jeżeli pracownik nie zgadza się z odpowiedzialnością lub wysokością szkody, pracodawca powinien dochodzić swojego roszczenia w odpowiednim trybie, zamiast jednostronnie pomniejszać jego wynagrodzenie.

Możliwe jest również zawarcie ugody między pracownikiem a pracodawcą. Kodeks pracy przewiduje, że przy ugodzie wysokość odszkodowania może zostać obniżona z uwzględnieniem okoliczności sprawy, w tym stopnia winy pracownika i jego stosunku do obowiązków pracowniczych.

Co zrobić, gdy pracownik nie zwraca sprzętu?

Przede wszystkim warto zadbać o dowody. Pracodawca powinien ustalić, jakie dokładnie mienie przekazał pracownikowi, kiedy to zrobił, w jakim stanie znajdował się sprzęt oraz jakie zasady zwrotu obowiązywały w firmie.

Następnym krokiem powinno być jednoznaczne wezwanie do zwrotu sprzętu ze wskazaniem konkretnego terminu, miejsca i sposobu jego przekazania. Ze względów dowodowych warto zachować potwierdzenie wysłania i doręczenia takiego wezwania. Takie podejście odpowiada również rekomendacjom Państwowej Inspekcji Pracy.

Jeżeli doszło do uszkodzenia albo utraty sprzętu, należy również prawidłowo udokumentować samą szkodę i jej wartość. Dopiero na tej podstawie można ocenić, czy istnieją przesłanki do żądania od pracownika odszkodowania.

Nie warto przy tym zwlekać. Roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych co do zasady przedawniają się po upływie roku od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o wyrządzeniu szkody, nie później jednak niż po trzech latach od jej wyrządzenia. W przypadku szkody wyrządzonej umyślnie Kodeks pracy odsyła w zakresie przedawnienia do przepisów Kodeksu cywilnego.

Jak możemy pomóc?

W ramach wsparcia dla pracodawców pomagamy przygotować i wdrożyć:

• umowy powierzenia sprzętu służbowego,
• protokoły przekazania i zwrotu sprzętu,
• procedury postępowania w przypadku utraty lub uszkodzenia urządzeń,
• regulaminy korzystania ze sprzętu i systemów IT,
• procedury pracy zdalnej,
• dokumentację uwzględniającą wymogi prawa pracy, RODO oraz cyberbezpieczeństwa.

Warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenia zanim dojdzie do utraty sprzętu, wycieku danych lub sporu z pracownikiem. W takich sytuacjach dobrze przygotowana dokumentacja często decyduje o tym, czy pracodawca będzie mógł skutecznie dochodzić swoich praw.

Eksperci przygotowujący artykuł:

Sprawdź, jakie działania warto podjąć w swojej sytuacji

Wypełnij krótki formularz i skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z adwokatem. Wskażemy możliwe dalsze kroki.