W ostatnich latach ochrona sygnalistów staje się coraz ważniejszym aspektem zarządzania przedsiębiorstwem, szczególnie w świetle nowej ustawy, która implementuje unijne przepisy w polskim prawodawstwie. Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, potocznie zwana ustawą o ochronie sygnalistów, ma kluczowe znaczenie dla polskich firm, które będą musiały dostosować swoje procedury i systemy zarządzania ryzykiem do nowych wymagań.

Firmy powinny wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów do 25 września 2024 roku.

1. Czym jest ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa o ochronie sygnalistów wdraża dyrektywę Unii Europejskiej 2019/1937, tzw. dyrektywę o sygnalistach, której celem jest zapewnienie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w różnych obszarach działalności biznesowej. Przepisy te nakładają na firmy obowiązek stworzenia procedur umożliwiających bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości.

2. Kogo dotyczy ustawa?

Ustawa o ochronie sygnalistów obejmuje przede wszystkim przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników, jednostki sektora publicznego oraz firmy działające w określonych sektorach, takich jak finanse (np. kantory) czy ochrona środowiska, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Oznacza to, że większość średnich i dużych przedsiębiorstw musi przygotować procedury ochrony sygnalistów.

3. Procedura zgłaszania naruszeń – co powinno znaleźć się w firmowych procedurach?

Firmy muszą wdrożyć procedury zgłaszania nieprawidłowości, które umożliwią bezpieczne i anonimowe raportowanie potencjalnych naruszeń prawa przez pracowników oraz inne osoby zaangażowane w działalność przedsiębiorstwa. Procedury te powinny obejmować trzy kanały zgłaszania:

• Kanał wewnętrzny – umożliwiający pracownikom zgłaszanie naruszeń bezpośrednio w firmie,
• Kanał zewnętrzny – zgłoszenie do odpowiedniego organu publicznego,
• Publiczne ujawnienie informacji – w przypadku braku odpowiednich działań po zgłoszeniach wewnętrznych lub zewnętrznych.

Każdy kanał powinien gwarantować ochronę tożsamości sygnalisty, aby zapobiegać ewentualnym działaniom odwetowym ze strony pracodawcy czy współpracowników.

4. Ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi

Ustawa kładzie szczególny nacisk na ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Oznacza to, że przedsiębiorca nie może podejmować działań, które mogłyby w jakikolwiek sposób zaszkodzić osobie zgłaszającej nieprawidłowości. Mogą to być np. zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmiana warunków pracy na mniej korzystne czy też pomijanie przy awansach. Naruszenie tej zasady może skutkować odpowiedzialnością prawną pracodawcy.

5. Kary za brak dostosowania do przepisów

Przedsiębiorcy, którzy nie wdrożą procedur ochrony sygnalistów, mogą spotkać się z poważnymi konsekwencjami. Ustawa przewiduje kary finansowe za nieprzestrzeganie wymogów, sięgające kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dodatkowo, możliwe są roszczenia odszkodowawcze sygnalistów, którzy mogliby wykazać, że doznali szkody wskutek nieodpowiedniego traktowania po zgłoszeniu.

6. Kary za niewdrożenie lub nieprawidłowe wdrożenie wymogów ustawy

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów przewidują surowe sankcje dla przedsiębiorstw, które nie wywiązują się z obowiązku wdrożenia odpowiednich procedur. Kary obejmują:

• Kary finansowe – za brak wdrożenia odpowiednich procedur lub za wdrożenie procedur niespełniających wymogów ustawy przedsiębiorcy mogą zostać ukarani grzywną sięgającą nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.
• Odpowiedzialność cywilna – sygnaliści, którzy doświadczyli działań odwetowych wskutek niewłaściwego traktowania po zgłoszeniu naruszeń, mogą dochodzić odszkodowania od pracodawcy, co dodatkowo zwiększa ryzyko finansowe dla firmy.
• Odpowiedzialność kadry zarządzającej – członkowie zarządu mogą finansowo odpowiadać za nieprawidłowe wdrożenie procedur lub brak zapewnienia odpowiedniej ochrony sygnalistom.

7. Dlaczego ochrona sygnalistów może być korzystna dla przedsiębiorców?

Choć wdrożenie nowych procedur wiąże się z pewnymi kosztami, ochrona sygnalistów może pomóc firmom w identyfikacji potencjalnych zagrożeń i działań niezgodnych z prawem wewnątrz organizacji. Odpowiednio zarządzany proces zgłaszania naruszeń może także przyczynić się do zwiększenia zaufania wśród pracowników oraz budowy pozytywnego wizerunku firmy.

Wdrożenie zgodnych z przepisami procedur ochrony sygnalistów może być procesem skomplikowanym, wymagającym znajomości zarówno przepisów prawa, jak i specyfiki danej branży.

Kancelaria PROKURENT oferuje kompleksowe wsparcie dla przedsiębiorców w zakresie:

• Przeprowadzenia audytu zgodności – analizujemy obecne procedury i wskazujemy, jakie zmiany są konieczne, aby spełniały wymogi ustawy o ochronie sygnalistów.
• Tworzenia i wdrażania polityki ochrony sygnalistów – pomagamy opracować indywidualne procedury i polityki, które będą skutecznie funkcjonować w Twojej organizacji.
• Szkolenia pracowników i kadry zarządzającej – oferujemy szkolenia z zakresu prawidłowego postępowania z sygnalistami, uwrażliwiając personel na kwestie związane z ochroną sygnalistów i unikaniem działań odwetowych.
• Wsparcia w zarządzaniu zgłoszeniami – udzielamy doradztwa w zakresie rozwiązywania spraw zgłaszanych przez sygnalistów, zapewniając zgodność działań z przepisami ustawy oraz poufność informacji.
• Monitorowania i dostosowywania procedur – oferujemy stałe wsparcie w zakresie aktualizacji procedur i polityk, aby odpowiadały ewentualnym zmianom w przepisach oraz zmieniającym się realiom rynkowym.

Dzięki wsparciu naszej kancelarii możesz mieć pewność, że Twoja firma spełnia wszystkie wymogi prawne, a proces zgłaszania naruszeń odbywa się w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.

Odpowiednie wdrożenie i monitorowanie procedur to inwestycja w bezpieczeństwo prawne Twojej firmy i ochronę jej interesów. Nasza kancelaria pomoże w przygotowaniu kompleksowych rozwiązań, minimalizujących ryzyko związane z niewłaściwą implementacją przepisów o ochronie sygnalistów.

W razie pytań i wątpliwości związanych z powyższą materią zapraszamy do kontaktu z naszym ekspertem, mec. Marcinem Bandurskim: bandurski[at]prokurent.com.pl

Autor:

Marcin Bandurski – Adwokat / Partner