Wezwanie do zapłaty kary umownej: co napisać i jakie dokumenty dołączyć

Wezwanie do zapłaty kary umownej to często pierwszy krok, gdy kontrahent nie wykona umowy lub wykona ją nienależycie

Kara umowna to kwota zastrzeżona w umowie na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Oznacza to, że jeśli wykonawca usługi spóźni się z dostawą towaru albo nie spełni warunków umowy, powinien zapłacić kontrahentowi ustaloną sumę. Może to dotyczyć na przykład jakości wykonanych prac.

Warto też pamiętać o podejściu Sądu Najwyższego. Sąd uznał, że jeżeli umowa przewiduje karę umowną, to obowiązek jej zapłaty istnieje nawet wtedy, gdy wierzyciel faktycznie nie poniósł szkody. W praktyce oznacza to, że nie trzeba wykazywać konkretnych strat. Kara jest należna na podstawie samej umowy i ma charakter rozliczenia z góry ustalonego.

Czy wezwanie jest konieczne

Czy zawsze przed wystąpieniem do sądu trzeba wysłać wezwanie do zapłaty?
Ustawa tego nie nakazuje. W praktyce jednak takie wezwanie jest dobrym zwyczajem. Najczęściej wysyła się je listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, żeby mieć dowód doręczenia.

Znaczenie wezwania podkreślił też Sąd Najwyższy w uchwale z 5 listopada 2014 r. (III CZP 76/14). Wskazał, że jeżeli w umowie nie określono terminu zapłaty kary umownej, to potrącenie wierzytelności z tego tytułu wymaga wcześniejszego wezwania dłużnika do zapłaty.

Choć stanowisko to dotyczy potrącenia, warto w każdej sytuacji jasno wezwać kontrahenta do uregulowania kary. Takie pismo ma też znaczenie procesowe. Sąd może badać, czy wierzyciel dochodził roszczenia w odpowiednim czasie i w przewidzianej formie.

Co musi zawierać wezwanie

Jak napisać skuteczne wezwanie do zapłaty?
W wezwaniu trzeba jasno wskazać, jakiej kwoty żądasz oraz z czego wynika obowiązek zapłaty. Najlepiej od razu podać podstawę prawną, czyli art. 483 § 1 k.c., a także konkretny zapis umowy, który przewiduje karę umowną za dane naruszenie. Może to być na przykład opóźnienie albo niewykonanie zobowiązania.

Kolejny krok to precyzyjne wyliczenie należności. Jeśli umowa przewiduje stawkę procentową albo określoną kwotę za każdy dzień, należy ją pomnożyć przez liczbę dni opóźnienia. Warto pamiętać, że kara umowna powinna być możliwa do obliczenia już na etapie zawierania umowy i nie powinna wymagać dodatkowych dowodów. Dlatego dobrze jest od razu wskazać w wezwaniu sposób kalkulacji, na przykład x zł za dzień razy y dni opóźnienia, co daje łączną kwotę kary.

Dokumenty i termin zapłaty

Do pisma warto dołączyć wszystkie dokumenty, które potwierdzają podstawę roszczenia. Zazwyczaj będzie to kopia umowy oraz ewentualne aneksy. Przydatne mogą być też protokoły odbioru, potwierdzenia zamówienia i korespondencja między stronami. Jeżeli kara wynika z niewykonania określonych czynności, warto dołączyć dowody, że nie zostały one wykonane. Może to być na przykład protokół dotyczący prac, które pozostały nieukończone.

Na końcu trzeba wyznaczyć konkretny termin zapłaty, na przykład 7 dni od doręczenia wezwania. Dobrą praktyką jest też jasne wskazanie, że po bezskutecznym upływie tego terminu sprawa zostanie skierowana na drogę sądową.

Kiedy warto wysłać wezwanie do zapłaty kary umownej?

Gdy kontrahent nie wykonał umowy albo wykonał ją nienależycie, na przykład opóźnił dostawę lub nie spełnił uzgodnionych warunków. Warto zareagować szybko, żeby uporządkować sytuację i zwiększyć szansę na dobrowolną zapłatę bez sporu sądowego.

Pierwszym krokiem może być bezpłatna konsultacja, podczas której analizujemy umowę, sposób naliczenia kary oraz realne ryzyko sporu.

Jak pomagamy:

W Prokurent wspieramy klientów w sprawach dotyczących kary umownej od analizy umowy aż do zakończenia sporu.

Zakres naszego wsparcia obejmuje:

• wstępną konsultację i ocenę sprawy,
• analizę umowy i klauzuli kary,
• weryfikację naliczenia kary i szans dochodzenia,
• przygotowanie wezwania z wyliczeniem kwoty,
• skompletowanie załączników, w tym umowy, aneksów i protokołów,
• kontakt z kontrahentem i negocjacje zapłaty,
• przygotowanie pozwu i pism procesowych,
• reprezentację przed sądem,
• ocenę ryzyka miarkowania i argumentację,
• ustalenie strategii dalszych działań

Na każdym etapie dbamy o jasną komunikację i bezpieczeństwo prawne podejmowanych działań.

Skorzystaj z formularza kontaktowego na dole strony i umów się na konsultację.

Eksperci przygotowujący artykuł:

Formularz kontaktowy